وصف الوظيفة

إدارة الجدول الزمني:
- تنظيم وإدارة جدول أعمال نائب الرئيس، بما في ذلك الاجتماعات والمواعيد والفعاليات.
- تنسيق جميع ترتيبات السفر وضمان تنظيمها جيدًا ودمجها بسلاسة في جدول أعمال نائب الرئيس.

إعداد التقارير والمراسلات:
- صياغة وإعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات الرسمية لنائب الرئيس.
- تنظيم وحفظ الوثائق المهمة لسهولة الرجوع إليها واتخاذ الإجراءات اللازمة.

ترتيبات السفر:
- تنسيق جميع جوانب السفر، بما في ذلك حجوزات الطيران والفنادق والمواصلات، لضمان سير الرحلة بسلاسة وكفاءة.

التنسيق مع الإدارات:
- التواصل مع الفرق الداخلية لجدولة الاجتماعات ومتابعة القرارات الرئيسية.
- إدارة الأولويات، وضمان إنجاز المهام في الوقت المناسب والتنسيق بين الإدارات.

إدارة الاتصالات:
- الرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والرسائل الخاصة بنائب الرئيس.
- توجيه الاتصالات إلى الشخص أو القسم المناسب حسب الحاجة.

تنظيم الاجتماعات:
- الترتيب والتحضير للاجتماعات الداخلية والخارجية، مع ضمان تغطية جميع التفاصيل اللوجستية.
- إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتدوين محاضرها، ومتابعة بنود العمل.

إدارة الوثائق والملفات:
- الحفاظ على الملفات والوثائق وتنظيمها وتحديثها بانتظام.
- ضمان سهولة الوصول إلى المعلومات الحساسة مع الحفاظ على سريتها.

الدعم الشخصي:
- مساعدة نائب الرئيس في المهام الشخصية، حسب الحاجة، لدعم أنشطته اليومية.
- تقديم المساعدة في حالات الطوارئ عند الحاجة.

إدارة الزوار:
- الترحيب بالزوار وتنسيق مواعيدهم مع نائب الرئيس.
- ضمان استقبال الزوار باحترافية ولباقة.

إدارة الوقت:
- مساعدة نائب الرئيس في تحديد أولويات المهام وإدارة الجداول اليومية بكفاءة لتقليل الضغط وتحسين سير العمل.